Tablo dosyası bir yere kadar iş görür: dosya büyüdükçe açılışı yavaşlar, aynı ürün iki kez girilir, telefondan bakmak imkânsızlaşır ve dosya tek bir bilgisayarda kilitli kalır. Aşağıda, mevcut verinizi kaybetmeden uygulamaya geçmenin sırası var.

1. Önce veriyi temizleyin, sonra taşıyın

Geçişin en çok vakit alan kısmı aktarma değil, aktarmadan önceki temizliktir. Taşımadan önce dosyanızda şunlara bakın:

  • Aynı ürünün iki farklı satırda durduğu tekrarlar
  • Boş bırakılmış alış fiyatı ya da birim alanları
  • İki ürüne birden yazılmış aynı barkod
  • Sayı olması gerekirken metin olarak girilmiş stok/fiyat hücreleri

Bu dört maddeyi düzeltmek, aktarımda karşınıza çıkacak hataların çoğunu daha baştan bitirir.

2. Şablonla içe aktarın

StokX, ürün ve cari listesi için hazır CSV/Excel şablonu verir. Kendi dosyanızın sütunlarını şablona eşleyip yükleyin. Uygulama kabul etmediği satırları tek tek gerekçesiyle gösterir; düzeltip yalnızca o satırları yeniden yüklersiniz — baştan başlamanız gerekmez.

Sırayı şöyle kurun: kategoriler → ürünler → cariler → açılış bakiyeleri. Ters sırada yüklerseniz ürünler kategorisiz, hareketler carisiz kalır.

3. Açılış stoğunu sayımla doğrulayın

Aktarım bittikten sonra bir kez fiziksel sayım yapın. Telefonun kamerasıyla barkodları okutarak sayım listesi oluşturun; uygulama dosyadan gelen miktarla saydığınız miktarın farkını çıkarır. Böylece yeni sisteme doğru bir başlangıç stoğuyla girersiniz.

4. Belgeleri tablodan değil uygulamadan üretin

Geçişin en hızlı hissedilen faydası burada: cari ekstre, fatura ve raporlar PDF olarak tek dokunuşla üretilir ve WhatsApp ya da e-postayla paylaşılır. Elle hazırlanan tablo ekran görüntülerine gerek kalmaz.

5. Vade ve kritik stok hatırlatmalarını açın

Tablo dosyası size bir şey hatırlatmaz; uygulama hatırlatır. Vade tarihi yaklaşan cariler ve kritik seviyeye düşen ürünler için bildirimleri açın — takip işi hafızadan sisteme geçsin.

6. Çoklu cihaz ve yedeği kurun

Aynı hesapla telefon, tablet ve bilgisayardan giriş yapın; veriler cihazlar arasında senkron olur. Ek olarak kendi Google Drive hesabınıza yedek alın — cihaz kaybında veri kaybı yaşamazsınız.

Geçiş kontrol listesi

  • Tekrar eden ürünler temizlendi
  • Barkodlar benzersiz
  • Kategoriler, ürünler, cariler bu sırayla aktarıldı
  • Açılış stoğu sayımla doğrulandı
  • Açılış bakiyeleri girildi
  • Kritik stok ve vade bildirimleri açıldı
  • İkinci cihazdan giriş denendi, yedekleme kuruldu

Eski dosyanızı silmeyin; ilk ay boyunca arşiv olarak saklayın. Rakamlar tuttuğunda dosyayı kapatabilirsiniz.